Должен ли быть кадровик в организации. Кто может выполнять функции кадровика при отсутствии отдела кадров? Приказы по личному составу

07.02.2024

В практике бизнеса очень часто кадровое делопроизводство отдано на откуп бухгалтерии. С такими ситуациями мы сталкиваемся чуть ли не ежедневно, когда к нам обращаются клиенты.

Причем это характерно не только для штатной бухгалтерии. Подобное совмещение функционала встречается в отдельных аутсорсинговых компаниях.

Отсутствие разграничения функциональных обязанностей влечет очень большие риски для пользователей «совмещенного» учета, особенно в условиях российского трудового законодательства, которое чаще на стороне работника, чем работодателя.

Сегодня хочу поговорить о том, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

Ведение кадров не является компетенцией бухгалтера

Начнем с того, что бухгалтерия опирается в работе на Налоговый кодекс, а кадровое делопроизводство требует глубокого знания Трудового кодекса. Трудовое законодательство не менее сложно и динамично, чем налоговое. В силу чего кадровое делопроизводство требует глубоких системных знаний. Но, к сожалению, редкий бухгалтер может этим похвастаться.

Пример 1

Бухгалтеру поступает распоряжение выплатить сотруднику премию. Допустим, «за красивые глаза». Вместо того чтобы заглянуть в локальные нормативные акты (Положение о премировании, трудовой договор и проч.) и выяснить, есть ли основания для такой выплаты или нужно переформулировать причину премии, – бухгалтер просто делает расчет.

В итоге эту сумму нельзя будет на законных основаниях принять к расходам компании, а это, в свою очередь, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. В итоге компания не только теряет живые деньги, но и рискует нарваться на претензии со стороны налоговой, которая обычно с пристрастием изучает обоснованность премиальных выплат.

Пример 2

Иностранное представительство делает запрос бухгалтеру оформить сотрудника на дистанционную работу. Например, иностранный работник будет работать удаленно, находясь за рубежом, но при этом начислять ему зарплату будут в России. Что чаще всего делает бухгалтер? Заводит такого сотрудника в базу и делает пометку, что он работает дистанционно. Если кадровик увидит подобное, он сразу же скажет, что налицо нарушение, так как дистанционный труд для иностранцев в России запрещен. Бухгалтер об этом мог не знать, а отвечать за нарушение будет первое лицо компании.

Пример 3

Из головного офиса иностранной компании бухгалтеру поступает распоряжение принять такого гражданина на такую-то должность. При этом должность в штатном расписании не предусмотрена. В таких ситуациях бухгалтер чаще всего не задумывается и вносит сотрудника в базу для расчета зарплаты так, как его попросили. Все потому, что для бухгалтера штатное расписание – часто простая формальность.

Кадровик же сначала скажет: «Давайте заглянем в «штатку», возможно, мы сможем принять сотрудника на одну из предусмотренных в ней должностей, просто немного поменяв название». «Раздувание» же штатного расписания в период кризиса может привести к ненужным вопросам со стороны службы занятости, на которые придется дать адекватные ответы.

Бухгалтер формально относится к кадровому учету

Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально. Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок. Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».

К чему может привести нарушение трудового законодательства?

В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс. руб., а на компанию до 50 тыс. руб. Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев. Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет.

Велика вероятность и репутационных рисков. Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей. А при отсутствии кадровых документов, обосновывающих те или иные выплаты сотрудникам, а также из-за неверного расчета среднего заработка – возможны трудовые споры и конфликты, которые нередко перерастают в судебные разбирательства.

В отчетный период на кадровые вопросы у бухгалтера нет времени

А это значит, что в периоды сдачи отчетности кадровое делопроизводство вообще «подвиснет». И не факт, что после сдачи всех отчетов бухгалтерия вспомнит и решит вернуться и доработать все пробелы в кадровом учете, допущенные во время «простоя». Как показывает наша практика, именно в такие периоды в кадровом учете компании чаще всего возникает полный хаос: при приеме новых сотрудников и увольнении «старых».

Внутреннее недовольство бухгалтера может перерасти в открытый конфликт

Кадровый учет обычно дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе. Очевидно, что бухгалтер этим недоволен, особенно если дополнительная функция не отражается на его доходе. Все может закончиться тем, что бухгалтер либо потребует повышения зарплаты, либо решит уволиться (хорошо, если без конфликта и сопутствующих ему трудовых споров).

Таким образом, если вы хотите:

чтобы отношения с сотрудниками вашей компании оформлялись в полном соответствии с российским трудовым законодательством;

сотрудники понимали, что не смогут манипулировать вами из-за пробелов и недочетов в кадровой работе;

чувствовать себя защищенными в случае, если трудовой спор с работниками все же дойдет до суда;

избежать наказания за нарушение трудового законодательства и неправильное ведение кадрового учета в случае трудовой проверки,

тогда имеет смысл передать ведение кадрового делопроизводства в надежную аутсорсинговую компанию.

В то же время к вопросу выбора такой компании надо подходить весьма осторожно. Дело в том, что в ряде аутсорсинговых компаний очень часто нет четкого разделения между теми, кто рассчитывает зарплату и ведет кадровое делопроизводство. Такое совмещение функциональных обязанностей, как мы уже показывали выше, приводит к неблагоприятным последствиям.

Мы в свою очередь прекрасно осознаем, что компетенции и квалификация бухгалтера не покрывает всю зону ответственности в части кадрового делопроизводства. Именно поэтому мы разделяем эти должности: наши бухгалтеры по расчету зарплаты занимаются только своим функционалом, а кадровые вопросы находятся в ведении экспертов по трудовому праву и трудовиков.

Связаться с экспертом

Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года № 413; ОКИН – «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года № 412; ОКСО – «ОК 009-2003. Общероссийский классификатор специальностей по образованию» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года № 276-ст; ОКПДТР – Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года № 367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.Но мы подаем заявку на иностранную рабочую силу (Узбекистан) в Центр занятости населения.

Правил все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. В соответствии с п. Для выхода из сложившейся ситуации распространенным вариантом является назначение лица, несущего ответственность за всю работу с ТК путем издания соответствующего приказа, заверенного руководителем.

Отметим, что работодатель вправе назначить ответственным за этот вопрос любого своего сотрудника, но чаще всего такие полномочия ложатся на плечи кадровика, бухгалтера или секретаря.Отдельно рассмотрим вариант, когда ответственный за работу с ТК сотрудник ушел на «больничный» или находится в отпуске. Как же тогда уволиться? Идеальным вариантом станет внесение записи лично руководителем.

Кто может вносить запись в трудовую книжку

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). Хранение трудовых книжек Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе.

Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.
По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Трудовая книжка, кто делает в ней запись?

Внимание

Закрываем блок записей в трудовой книжке при увольнении работника

Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни
Кто подписывает трудовые книжки если нет кадровика
Если в организации нет кадровика кто заполняет трудовые книжки

Трудовые книжки. заверение записей об увольнении. Важно Первый аспект данного пункта на котором стоит остановиться – какой именно печатью следует заверять подобную запись? Раньше можно было выбирать из двух вариантов:

печать действующей организации (предприятия);
печать отдела кадров (службы).

Но с 2008 года Правила были несколько трансформированы.

Кто ставит подпись в трудовой книжке при увольнении если нет отдела кадров

В отличие от приказа, запись в трудовой должна содержать информацию о том, куда, кем и когда человек был принят на работу. Все остальные подробности нужно опускать, поскольку это также может стать причиной признания записи недействительной.

Инфо

Частично решить проблему работодателю поможет использование специального штампа, оттиск которого может полностью заменять наименование организации и его сокращение, что может служить заменой ручному внесению. Также есть возможность исправить ошибку, признав запись недействительной и добавив в трудовую новую информацию с новым порядковым номером.

Кто подписывает трудовые книжки если нет кадровика

Представителем же работодателя является сам руководитель организации (директор), кроме случаев, предусмотренных законом, подобно указанному выше.Таким образом, право подписи в трудовых книжках имеет либо сам руководитель организации, либо работник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (смотрите также ответы специалистов Роструда на вопрос N 1, вопрос N 2, вопрос N 3).Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации.
ТК РФ предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у этого работодателя является для работника основной.Порядок заполнения трудовых книжек урегулирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».Согласно п. Важно Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Кто вносит записи в трудовую книжку если нет кадрового работника

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Представителем же работодателя является сам руководитель организации (директор), кроме случаев, предусмотренных законом, подобно указанному выше.Таким образом, право подписи в трудовых книжках имеет либо сам руководитель организации, либо работник, назначенный ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (смотрите также ответы специалистов Роструда на вопрос N 1, вопрос N 2, вопрос N 3).Соответственно, поскольку в рассматриваемой ситуации лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, в организации отсутствует, эти обязанности выполняет руководитель организации.

Решить такие проблемы конечно, можно, но это может потребовать много сил, времени и денег. Наиболее распространенная ошибка заключается в том, что кадровый работник, главный бухгалтер либо сам директор компании при внесении записи использует сокращения.

Такая запись считается недействительной, поскольку в правилах ведения и оформления трудовых книжек Российской Федерации и в Трудовом кодексе это строго запрещается. Именно поэтому при ознакомлении с записью, работник должен обратить внимание на данный нюанс и поставить работодателя в известность.

Важно

Очень часто кадровики неправильно толкуют требования о точности внесения информации в трудовую книжку. Каждая запись в трудовой документ должна вноситься на основании приказа.

директора компании}
главного бухгалтера}
сотрудника кадровой службы.

Первый и второй случаи характерны для тех предприятий, которые отличаются своими малыми размерами и не располагают отделом кадров.
Нет! Вы нарушите Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред.от 04.06.2011) « Внимание О персональных данных» и Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовой книжке». Но работник может дать работодателю письменное согласие на выдачу копии трудовой книжки жене или доверенность, которую можно оформить в стационаре медицинского учреждения.

Вопрос. Имеет ли право работник кадровой службы ответить на вопрос начальника службы: кем оформлен подчиненный ему работник и какая у него зарплата? Ответ. Конечно. Странный вопрос, как прием на работу этого работника прошел без участия его непосредственного начальника? Вопрос.

Новости компании Следовательно, в данном случае запись в трудовую книжку инспектора отдела кадров об увольнении руководитель организации должен внести самостоятельно. Обоснование вывода:Часть третья ст.

В организации маленький штат сотрудников и должность кадровика не предусмотрена и вводиться не будет. За кадрового работника расписывается главный бухгалтер. Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика и расписывается за него (как он будет выглядеть, можно пример) ? Как правильно все оформить в такой ситуации в организации? Если ответ будет прописать это в должностной инструкции, то в организации нет должностных инструкций и не планируется делать, т. К. Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 закона от 27 июля 2004 г. № 79 - фз) . Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо роструда от 9 августа 2007 г. № 3042 - 6 - 0.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

1. Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика и расписывается за него (как он будет выглядеть, можно пример)? Как правильно все оформить в такой ситуации в организации?

Если в организации нет кадрового специалиста, то обязанность по ведению кадровых документов автоматически возлагается на руководителя.

При этом, выполнение сотрудником работ, не входящих в его трудовые обязанности, можно оформить одним из четырех способов:

как , при этом должность кадрового работника должна быть введена в штатное расписание организации;
как , при этом должность кадрового работника также должна быть введена в штатное расписание организации;
как , при этом под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности ;

Следовательно, единственный вариант, которым вы можете воспользоваться в данном случае, это заключить гражданско-правового договора на оказание услуг по кадровой работе. При этом, в связи с тем, что работник фактически будет выполнять данную работу вне штата, то проставлять свои подписи он не имеет право, т.е. в данном случае работник сможет выполнять кадровую работу, а подписи будет проставлять на всех документах директор организации самолично.

Что касается ведения трудовых книжек.

При отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации. Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, .

Следовательно, если в организации нет кадрового специалиста, то руководитель обязан принять на себя обязательства по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, издав соответствующий приказ. В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «С целью упорядочить работу с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек», либо он может передать эти полномочия другому сотруднику (в вашем случае главному бухгалтеру) о назначении ответственного. Такой порядок предусмотрен в пункте 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Таким образом, даже при отсутствии в штате специалиста по кадрам, руководитель организации вправе возложить обязанность за работу с трудовыми книжками на главного бухгалтера издав приказ (образец см. ниже). При этом, при оформлении трудовых главный бухгалтер должен проставлять свою подпись и указывая свою должность в соответствии с трудовым договором (т.е. главный бухгалтер).

2. Если ответ будет прописать это в должностной инструкции, то в организации нет должностных инструкций и не планируется делать, т.к. обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

В данном случае, в должностной инструкции главного бухгалтера прописывать обязанности по ведению кадров не правомерно.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Выполнение сотрудником работ, не входящих в его трудовые обязанности, можно оформить одним из четырех способов:

Выбор варианта зависит от характера дополнительной работы и от того, с какой регулярностью сотрудник должен ее выполнять. Если сотруднику придется заниматься новой для него работой в течение определенного времени, тогда лучше оформить внутреннее совместительство или совмещение профессий (должностей).

При внутреннем совместительстве сотрудник выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время ( и ТК РФ). Для этого работодатель ().

При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа оплачивается и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности ().

При этом поручение сотруднику дополнительной работы за дополнительную оплату оформите подписанием сотрудником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будут определены как содержание и объем, так и срок будущей работы, а также дополнительная оплата за ее выполнение (ст. , ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ (в произвольной форме) о поручении сотруднику соответствующей работы и установлении дополнительной оплаты. Копию приказа передайте в бухгалтерию для начисления и выплаты сотруднику доплаты.

Также следует помнить, что сведения о совмещении профессий, расширении зон обслуживания, увеличении объема работ, исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, не вносят в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку ( , п. , Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной ).

Иван Шкловец ,

Нет, не обязан, однако во избежание недоразумений закрепление таких полномочий все же рекомендуется.

Если в организации нет кадрового специалиста, то руководитель может принять на себя обязательства по , издав соответствующий приказ. В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «С целью упорядочить работу с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек».

В дальнейшем по мере необходимости руководитель сможет передать эти полномочия другому сотруднику: кадровому специалисту, бухгалтеру или секретарю, также о назначении ответственного. Такой порядок предусмотрен в постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вместе с тем, обязанности издавать приказ именно в отношении руководителя законодательство не содержит. Дело в том, что при отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации. Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, .

Таким образом, издавать отдельный приказ о принятии на себя полномочий по ведению трудовых книжек руководителю не обязательно. Вместе с тем, для упорядочения кадрового учета и однозначного подтверждения ответственного наличие такого документа не будет лишним. Кроме того, фраза о том, что руководитель принимает на себя обязанности по ведению трудовых книжек, может быть частью другого документа, регулирующего полномочия руководителя в организации.

Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Ситуация : Как оформить выполнение работ (носящих продолжительный или разовый характер), которые не входят в трудовые обязанности сотрудника
- как ();
- как ();
- как ();
Ситуация: Обязан ли руководитель организации издать приказ о принятии на себя полномочий по ведению трудовых книжек, если он будет их вести, хранить, учитывать и выдавать самостоятельно
Ситуация : Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите руководителя организации в свободной форме ( Правил, утвержденных ). Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет .

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями - с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Иван Шкловец ,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

ПРИКАЗ № 256
о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

г. Москва 10.01.2014

В соответствии с , утвержденными , установленным в отделе кадров организации распределением должностных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек инспектора по кадрам.

2. В случае отсутствия на работе инспектора по кадрам ведение трудовых книжек возлагается на руководителя отдела кадров.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров ______________ Е.Э. Громова
10.01.2014

Инспектор по кадрам ______________ А.В. Дежнева
10.01.2014

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

1 ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» Как определить необходимое количество работников кадровой службы? В нормативных правовых актах ответа на этот вопрос не содержится.

Для определения необходимой численности специалистов работодателю необходимо организовать работу по нормированию труда. При этом можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв.

постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 781, которые были разработаны для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендовались для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами.

Единственное, необходимо корректировать сведения о временных затратах на те или иные операции, указанные в этом документе, поскольку с 1991 г.

Кадровая служба в организации

Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.

Такой документ не является обязательным - но наличие его поможет структурировать работу отдела: обозначить решаемые задачи, выполняемые функции, права и обязанности специалистов, их взаимодействие внутри отдела, а также правила коммуникации с другими подразделениями предприятия.

После утверждения Положения руководителем организации оно становится локальным нормативным актом - своего рода должностной инструкцией для всего отдела.

Подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью: ведь в дальнейшем эффективность работы отдела будет оцениваться, исходя из того, насколько хорошо выполняются задачи, сформулированные в этом документе.

Проконсультируем по вопросам учёта, налогов и права.

Отвечает руководитель организации.

Все сотрудники отдела должны ознакомиться с содержанием Положения и поставить подпись. Интересно сравнить 2 документа: Положение об отделе кадров и Полоожение об отделе персонала.

Руководитель организации является представителем работодателя в трудовых отношениях с работниками (). Одновременно он выполняет функцию единоличного исполнительного органа. В рамках этих статусов он руководит текущей деятельностью организации (в т. ч. кадровым делопроизводством) и принимает кадровые решения: утверждает штат, оформляет прием, перевод, увольнение, поощрение работников, привлечение их к дисциплинарной ответственности, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения.

Подтверждение: , При этом руководитель может делегировать часть своих полномочий другому работнику организации – своим приказом (распоряжением) назначить ответственное лицо (см.). Так, руководитель в соответствии с законодательством может, например, начальника отдела кадров, секретаря, бухгалтера, а также.

Но если он никому не передал эти полномочия, то обязан сам вести трудовые книжки и воинский учет. Данное правило по аналогии можно применить и к другим процедурам кадрового делопроизводства, так как общих положений на этот счет законодательство не содержит. Подтверждение: п. , Правил, утв.

Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., утв. Постановлением Правительства РФ № 719 от 27 ноября 2006 г.

Руководитель организации будет ответственным за кадровое делопроизводство и в том случае, если оно (аутстаффинг), поскольку по такому договору исполнитель и заказчик действуют в рамках гражданско-правового договора.

То есть руководитель организации не вправе назначать ответственных лиц из числа работников, предоставленных исполнителем. Вывод: если руководитель организации не возложил полномочия по ведению кадрового делопроизводства (оформлению кадровых документов) на другого работника (работников) организации, он сам отвечает за его ведение.

Поскольку документооборот предполагает большой объем работы, на этот участок, как правило, назначается отдельный специалист (специалисты) или.

Постановка кадрового делопроизводства 6 Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы Правила составления, хранения и аудита кадровых документов 7 Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы Кадровые документы

Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика?

В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «С целью упорядочить работу с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек», либо он может передать эти полномочия другому сотруднику (в вашем случае главному бухгалтеру) о назначении ответственного. Такой порядок предусмотрен в пункте 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225. Таким образом, даже при отсутствии в штате специалиста по кадрам, руководитель организации вправе возложить обязанность за работу с трудовыми книжками на главного бухгалтера издав приказ (образец см. ниже). При этом, при оформлении трудовых главный бухгалтер должен проставлять свою подпись и указывая свою должность в соответствии с трудовым договором (т.е. главный бухгалтер). 2. Если ответ будет прописать это в должностной инструкции, то в организации нет должностных инструкций и не планируется делать, т.к.

Кого назначить ответственным за кадровое делопроизводство?

11 января в 17:01 КАДРОВИК ПРИНЯТ В ОРГАНИЗАЦИЮ ООО «Цветок», данная организация заключила договора на ведение кадрового учета с ООО «Василек», ООО «Ромашка» и ООО «Одуванчик» кого назначить ответственным за ведение трудовых книжек и т.д. С уважением Светлна Сохранить изменения Отменить Ваше сообщение Опубликовать Рейтинг: 7991 11 января в 17:08 Добрый день!Если организация заключила договор на оказание услуги по ведению кадрового делооборота с другой организацией, то ответственной будет организация, а не физическое лицо. Все это указывается в договоре.

При таком подходе нужны согласия от работников на обработку их персональных данных третьей стороной. Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Трудовой кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Сохранить изменения Отменить Лучший ответ! отметить ответ как лучший 0 Комментарий на ответ пользователя Текст комментария Опубликовать комментарий Отмена 11 Января 2019 11 Января 2019 11 Января 2019 11 Января 2019 в Кадровом Совете для публикации ответа.

Ответ на вопрос пользователя в Кадровом Совете для публикации ответа. Или опубликуйте ответ как гость: e-mail: подпись: Текст ответа Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Конституция Арбитражный процессуальный кодекс Бюджетный кодекс Водный кодекс Воздушный кодекс Градостроительный кодекс Гражданский кодекс Гражданский процессуальный кодекс Жилищный кодекс Земельный кодекс Кодекс внутреннего водного транспорта Кодекс об административных правонарушениях Кодекс торгового мореплавания Лесной кодекс Налоговый кодекс Семейный кодекс Таможенный кодекс Трудовой кодекс Уголовно-исполнительный кодекс Уголовно-процессуальный кодекс Уголовный кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Найти Отправить ответ Задайте вопрос экспертам У вас есть вопрос?

Задайте его эксперту и получите ответ в кадровом совете Закрыть отмена Да Нет

Если секретарь еще и кадровик

Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда. Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно?

Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации.

В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников. Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ.

Утвердить положение о персональных данных недостаточно. Дополнительно необходимы: письменные разрешения работников на обработку их персональных данных; письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении; особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Отдел кадров

Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности.

В небольших компаниях (до 100 работников) достаточно одного или двух сотрудников службы персонала.

В то же время, на малых предприятиях отдельного сотрудника может не быть, и тогда такая работа выполняется главным бухгалтером или генеральным директором.

В организациях средних размеров (от 100 сотрудников до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов На крупных предприятиях, где работает 500 и более человек, отдел кадров может насчитывать от 7 до 10 сотрудников. Для эффективного выполнения своих функций кадровой службе необходимо постоянно и тесно взаимодействовать с другими отделами предприятия: взаимодействует с бухгалтерией организации для решения вопросов, связанных с оплатой труда.

Нет кадровика кто ведет кадры

Может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется.

Инфо Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.

Соответствующие приказы. О приеме на работу, об утверждении расчетного листка, ПВТР, ПЗПД и т.д. То есть все действия связанные с кадрами должны осуществляться на основании приказов/распоряжений руководителя (или иного уполномоченного на то лица). Существуют утвержденные формы для некоторых приказов (например, прием на работу).
Документы, подтверждающие полномочия. Доверенности в случае, когда подписывает кадровые документы не руководитель, а специально уполномоченное на это лицо.
На этом минимальный список необходимых кадровых документов можно завершить.

Именно поэтому на каждом крупном предприятии, где количество работников достаточно велико, обычно формируется кадровый отдел. Его сотрудники обязаны осуществлять оформление документации в соответствии с установленными нормами.

Как назначить ответственного за кадровое делопроизводство?

Министерство труда не дает точного названия должности специалиста по кадрам. Это может быть и менеджер по персоналу, и начальник отдела кадров, и кадровик, и даже табельщик.

Права и обязанности сотрудника закрепляются в должностной инструкции. Там обязательно отмечают, какой объем работы будет выполнять кадровый работник, за какие процессы в офисе и на производстве будет отвечать, какие меры наказания могут быть применены в случае некачественного выполнения работы. Инструкцию и формулировки в ней разрабатывает руководитель организации, какого-либо образца тут нет.

Обязательно обсудите с юристом организации или независимым экспертом все пункты будущей инструкции. Не должно быть двусмысленностей, двойного толкования пунктов или слишком размытых формулировок.

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) - возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2). Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения - закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации - любая проверка запросит их в первую очередь. Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями. Нумеровать документы не будем - степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим. Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

Письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

Письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

Особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу. Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения. Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, - приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

О переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

О предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

О направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

О поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют. Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска. Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу . Приказы по личному составу с первого дня существования организации должны быть отделены от приказов по основной деятельности. Это обусловлено, во-первых, разными сроками хранения. Согласно п. «а» ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010) приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Приказы по личному составу - 5 лет (п. «б» (2) Перечня 2010) или 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в ред. от 18.06.2017; далее - Федеральный закон № 125-ФЗ).

Во-вторых, при ликвидации организации приказы по личному составу будут переданы на государственное хранение. Вероятность того, что приказы по основной деятельности заинтересуют Архивный фонд Российской Федерации, весьма невелика, так что их, скорее всего, уничтожат.

Нюансы формирования дел . Приказы по личному составу формируются в дела в течение календарного года. Дел должно быть как минимум два: первое - со сроком хранения 5, второе - 50 лет. В будущем, когда приказов по личному составу станет больше, количество дел тоже увеличится. Например, сформируются отдельные дела: «Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков», «Приказы о приеме, увольнении, переводе работников», «Приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком» и т.д. Однако в первые годы работы организации ассортимент тем приказов обычно не слишком разнообразен, поэтому можно обойтись и двумя делами:

Дело 1 - приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, ученических отпусков, о дисциплинарных взысканиях, о краткосрочных командировках (срок хранения - 5 лет);

Дело 2 - приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании, предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы (срок хранения - 50 лет).

ТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ, ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ, ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Трудовые договоры работников, их личные карточки и трудовые книжки являются настольными документами кадровика. Мы не говорили о них в разделе «Обязательные документы по кадрам», потому что это не локальные нормативные акты, а документы, которые относятся к каждому работнику персонально. Все они обязательны:

Трудовой договор - в соответствии со ст. 56 ТК РФ;

Трудовая книжка - в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек;

Личная карточка работника - на необходимость ее ведения указывает п. 12 Правил ведения трудовых книжек.

Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) заводится одновременно с поступлением работника в организацию. В нее вносятся анкетные данные работника, все сведения о его передвижениях в организации, отпусках, награждениях и т.п.

Трудовой договор, личная карточка и трудовая книжка являются действующими документами в течение всего периода работы сотрудника в организации. Если работник трудится в организации 20 лет, его трудовой договор, трудовая книжка и личная карточка в течение 20 лет являются переходящими делами. Закрываются делопроизводством они только после увольнения работника.

Пока эти три документа являются действующими, они находятся у кадровика и хранятся так, как и положено храниться документам, содержащим персональные данные (об этом ниже).

Закрытые делопроизводством трудовые договоры и личные карточки отправляются на хранение в архив по личному составу. Трудовые книжки при увольнении возвращаются работникам. Конечно, бывают и исключения, когда по разным причинам уволившийся работник не забрал свою трудовую книжку - время от времени такое случается. Следует помнить, что трудовая книжка - документ, подлежащий возврату, и работник (или его родственники) теоретически может затребовать ее на протяжении всего срока хранения этого документа, а срок составляет 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ). Поэтому забытые трудовые книжки ни в коем случае не сшиваются между собой.

Нюансы формирования дел . Трудовые договоры и личные карточки в архиве образуют дела, которые так и называются - «Трудовые договоры уволенных работников» и «Личные карточки уволенных работников». Эти дела формируются в тома одинаково: сначала по годам увольнения, а затем по алфавиту фамилий бывших работников.

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ

В соответствии со ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ организация обязана хранить документы по личному составу. Пока секретарь только дополнительно выполняет обязанности кадровика, конечно, в полной мере архив по личному составу вести он не сможет. Впоследствии, когда организация дорастет до отдела кадров, этим займутся специалисты. Но до тех пор секретарю придется соблюдать обязательный минимум требований:

Обеспечивать особый режим хранения для завершенных в делопроизводстве документов по личному составу (это и есть основа будущего архива);

Формировать дела по годам в соответствии со сроками хранения;

Составлять годовые разделы описей дел по личному составу.

Соблюдаем особый режим хранения документов , которые содержат персональные данные. Особый режим подразумевает исключение доступа к ним посторонних лиц. Если каждый метр офисного пространства на вес золота, а сам архив еще невелик, функции хранилища может взять на себя обычный металлический шкаф, запираемый на ключ. Стоит этот предмет меблировки недорого, места занимает немного, а со своими задачами справляется отлично. В нем же следует хранить и действующие документы по кадрам, в том числе трудовые книжки, так как это документ строгой отчетности (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Ключей от шкафа должно быть несколько: один - у секретаря, другой, например, у главного бухгалтера.
Формируем дела по годам . О формировании дел по годам в соответствии со сроками хранения мы говорили выше. Таким же образом формируются дела с приказами по личному составу и документами уволенных работников (трудовые договоры и личные карточки).
Составляем опись дел по личному составу . Что касается описи дел по личному составу, то вести ее обязывает п. 4.12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах госу-дарственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Они же предлагают и форму этого документа (приложение № 15) (Пример 6). Правила заполнения описи дел по личному составу доступно описаны в пп. 8.1-8.4 раздела 8 «Составление и оформление описи» Методических рекомендаций «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу»2. Изложим их кратко:

Годовой раздел описи за прошедший год составляется ежегодно;

Все годовые разделы описи составляют одну опись дел по личному составу;

Нумерация дел в описи сквозная и проходит через все годовые разделы с записи № 1 по запись № 9999 (если годовой раздел за 2015 год закончился на № 13, то годовой раздел описи за 2016 год начинается с № 14);

Каждая единица хранения вносится в опись под собственным порядковым номером; единица хранения - 1 том; в томе должно быть не более 250 листов документов;

Каждый годовой раздел описи дел утверждается генеральным директором.