Работой с документацией всего штата компании занимается специально предназначенный сотрудник - старший инспектор отдела кадров. Должностная инструкция предполагает деятельность, связанную с оформлением справок, приемом на работу, переводом между подразделениями и другое. Данная профессия требует внимательности и усидчивости.
Инспектор по кадрам может занимать должность на всех средних и крупных предприятиях, а также в небольших компаниях, которые оказывают услуги по аудиту и аутсорсингу кадровых услуг. Специалисты периодически направляются на курсы повышения квалификации или переподготовки.
Эта профессия известна из истории Древней Руси: после получения грамоты детей распределяли на должности секретарей, писарей, дьяков. Все представители занимались делопроизводством князей и феодалов. В нынешнее время подобными вопросами занимаются инспекторы по кадрам.
Занимать первичную должность в данной профессии могут совершеннолетние граждане, у которых есть полное высшее образование в сфере экономики или юриспруденции. Основные навыки также можно получить на курсах и семинарах по делопроизводству.
Функции и обязанности кадрового инспектора:
- составление отчетной документации (табелей рабочего времени, больничных, воинского учета, графика отпусков и другое);
- оформление справок;
- оформление документации по приему на работу, переводу или увольнению;
- разработка должностных инструкций;
- проведение собеседований с кандидатами на должности;
- архивирование документов;
- организация корпоративов.
Права и обязанности кадрового инспектора
Помимо разработки специальной документации, кадровик обязан проконсультировать работников школы и кандидатов на должности по вопросам оформления, трудовой деятельности.
Кадровик или менеджер по персоналу. Есть ли отличия?
Эти две должности тесно связаны. И кадровик, и менеджер по персоналу выполняют работу по подбору сотрудников. Но помимо выполнения должностной инструкции инспектора отдела кадров, менеджер занимается обучением персонала, разработкой специальных программ по мотивации сотрудников к труду.
На крупных предприятиях кадровая служба может состоять из:
- инженера по организации труда;
- табельщика;
- инженера по нормированию труда;
- экономиста трудовой деятельности.
На малых и средних предприятиях кадровая служба состоит из 2-3 инспекторов.
Достоинства и недостатки профессии кадровика
К положительным особенностям работы с персоналом относятся:
- постоянная востребованность профессии на рынке труда;
- разнообразие в работе;
- общение с широким кругом людей.
Отрицательными моментами в работе являются:
- ответственность за невыполнение должностной инструкции инспектора отдела кадров;
- ненормированный рабочий день;
- сложность принятия решений в экстренных ситуациях.
Основной документ кадрового работника
Образец должностной инструкции инспектора отдела кадров является документом строгой отчетности и состоит из:
- реквизитов с наименованием предприятия, номером распоряжения, ФИО и подписей ответственных лиц;
- печати предприятия;
- разделов, в которых описываются: общие положения, функции, обязанности, права и ответственность кадровика.
В конце инструкции указываются нормативные документы, согласно с которыми разработано положение, а также подписи руководителя и ответственных лиц.
Каждая республика Российской Федерации может вносить дополнительные требования к работникам кадровой службы, учитывая политические, религиозные и другие важные факторы.
Должностная инструкция инспектора отдела кадров в РК составляется на основе единых принятых приказов Министерства труда и социальной защиты населения в конкретной республике. Нормативная документация должностей руководителей, специалистов и другие справочники применяются в качестве дополнения (приложения) к трудовому договору.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
инспектора по кадрам
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность инспектора по кадрам ____________ (далее - "Организация").
1.2. Инспектор по кадрам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно ___________ Организации.
1.4. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
1.5. Инспектор по кадрам должен знать:
Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
Трудовое законодательство;
Структуру и штаты предприятия;
Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
Порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
Порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
Основы делопроизводства;
Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
Основы трудового законодательства;
Правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия инспектора по кадрам его обязанности возлагаются на __________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Инспектор по кадрам осуществляет следующие обязанности:
Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
Составляет установленную отчетность.
3. ПРАВА
Инспектор по кадрам имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности инспектора по кадрам.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию инспектора по кадрам.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Инспектор по кадрам несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы инспектора по кадрам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью инспектор по кадрам обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Инспектору по кадрам для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен __________________/_________________/ (подпись)
УТВЕРЖДАЮ:
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Инспектора по кадрам
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность инспектора по кадрам [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Инспектор по кадрам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
1.5. Инспектор по кадрам должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
- трудовое законодательство;
- структуру и штаты предприятия;
- порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;
- порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
- порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
- порядок ведения банка данных о персонале предприятия;
- основы делопроизводства;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Инспектор по кадрам в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия инспектора по кадрам его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Инспектор по кадрам осуществляет следующие трудовые функции:
2.1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
2.2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.
2.3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
2.4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и наградам.
2.5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
2.6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и наградах работающих.
2.7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
2.8. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
2.9. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
2.10. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
2.11. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
2.12. Составляет установленную отчетность.
2.13. Принимает необходимые меры по обеспечению сохранности/неразглашения коммерческой тайны Компании, а также персональных сведений о работниках Компании.
В случае служебной необходимости инспектор по кадрам может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Инспектор по кадрам имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности инспектора по кадрам.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию инспектора по кадрам.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Инспектор по кадрам несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы инспектора по кадрам осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы инспектора по кадрам является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы инспектора по кадрам определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью инспектор по кадрам обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Право подписи
6.1. Инспектору по кадрам для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.
Ведение кадрового делопроизводства компании - главная должностная обязанность инспектора отдела кадров (или инспектора по кадрам) , но в небольшой организации он также может привлекаться к решению других задач по управлению персоналом. Больше всего пунктов в предлагаемом образце должностной инструкции инспектора отдела кадров посвящено ведению, учету и хранению трудовых книжек, что и не удивительно, ведь они до сих пор остаются главным «трудовым» документом работников.
Должностная инструкция инспектора отдела кадров
(Должностная инструкция инспектора по кадрам)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Инспектор отдела кадров относится к категории специалистов.
1.2. Инспектор отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
1.3. Инспектор отдела кадров подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.
1.4. На должность инспектора отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное, стаж работы в соответствующей области не менее года.
1.5. На время отсутствия инспектора отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. Инспектор отдела кадров должен знать:
- законодательные и нормативно-правовые акты, касающиеся организации делопроизводства в организации и учете движения личного состава, оформления пенсионных дел, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации, подготовки дел к сдаче в архив;
- трудовое законодательство;
- структуру и штат компании;
- кадровое делопроизводство, порядок учета движения кадров и составления отчетности;
- порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам;
- порядок ведения банка данных о персонале компании.
1.7. Инспектор отдела кадров руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Положением об отделе кадров, Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности инспектора отдела кадров
Инспектор отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет контроль за своевременным исполнением распоряжений, приказов и поручений начальника отдела кадров.
2.2. Ведет учет личного состава компании, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной документации.
2.3. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя компании, а также другую установленную документацию по кадрам.
2.4. При приеме на работу знакомит с положениями о дисциплине в организации, о рабочем времени и времени отдыха, ведет учет и выдачу служебных удостоверений.
2.5. Направляет на инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда.
2.6. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
2.7. Готовит необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям.
2.8. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа.
2.9. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях сотрудников.
2.10. Выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для представления в другие учреждения.
2.11. Ведет строгий учет трудовых книжек и вкладышей, производит регистрацию приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
2.12. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале компании, следит за его своевременным обновлением и пополнением.
2.13. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
2.14. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.
2.15. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
2.16. Готовит документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
2.17. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка.
2.18. Ведет учет нарушений трудовой дисциплины и контролирует своевременность принятия администрацией, общественными организациями и трудовыми коллективами соответствующих мер.
2.19. Выполняет другие служебные поручения начальника отдела кадров.
3. Права инспектора отдела кадров
Инспектор отдела кадров имеет право:
3.1.Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.4. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность инспектора отдела кадров
Инспектор отдела кадров несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.